如何制作一个让客户满意的外贸报价单

在本文中你将学到如何制作一个让客户感到满意的外贸baojiadan报价单

报价邮件不同于开发信,写开发信时我们是作为一个陌生人突然向客户来推销,写得太长太罗嗦的话客户不一定花那个时间来读,所以开发信要尽量长话短说,说对方最感兴趣的就可以了。但是如果是收到客户询盘回邮件的话就不一样了,我们可能只有一次的机会,我想大家也遇到过很多回过一次邮件就石沉大海的情况。所以我们一定要抓住这次机会,尽量把能够展现给客户的信息如我们的优势,产品,服务和工厂等信息全面细致的都体现到邮件里面去。也就是说虽然客户在询盘中让我们报某某产品的价格,但是我们的报价邮件绝不能是单纯的报价。

报价的基本信息如付款方式,有效期,包装方式,集装箱容量,交货期等等,这些当然一定都要有!其他的还要包括你产品的优势,甚至需要简要的介绍几句你公司的优势,这个地方很多人有个误解,认为客户发来询盘就一定是对公司有所了解,其实不然,很多询盘是群发,根本就不知道你是哪家,是贸易公司还是工厂,有什么认证之类,所以简要的说上几句公司概况还是需要的!

很多人说我的资料简单,不需要报价单,一封邮件足可以写的清清楚楚,那么我说,不是不需要,而是看你愿不愿意做,因为报价单有第二个功能,就是方便客户统计资料,汇总资料。有一个问题,大家一定要记住,出来发询盘要报价的这位未必是做出最终选择和决定的人,他可能需要汇总一些资料借给做决定的人,这个时候如果你把报价单单独做出一份来,他下载直接可以,这是什么感觉呢?虽然他不能做最终决定,但是他可以决定把谁的交上去,把谁的删掉!

还有第三个功能,就是报价单本身具有的备忘功能,要知道,收到的报价许多,客户未必每一个都统计,他可能用一分钟的时间,选择出最终的几个入围者,其他的根本不再联系。但是如果他一直在采购,就会有可能还考察新的供应商,他不可能去挨个邮件去翻,谁是某产品供应商,但是他可以通过报价单找到信息。我有很多客户都是发报价单的时候未合作,但是在报价单上找到我的信息,持续联系,慢慢跟踪,后期合作的!

基于报价单以上的三个功能,我制作报价单的时候格式和细节是这样的:

1.我会把一些较为关键的内容,同时放到邮件正文里,例如总报价,例如我们的突出优势,等等,这些都是引子,让客户有兴趣打开报价单

2.我提供报价单,会提供至少两种格式,第一种word文档,这是供客户修改使用的,要知道,很多中间商或者拿佣金的个人,他们需要在我们价格的基础上修改价格,比较方便,但是由于word文档版本的差别,可能打不开,所以我还会提供一个pdf版本,pdf版比较正规,标准的文书,没有word编辑时留下的换行符号之类。我还可能提供一个图片版,万一客户word打不开,没有pdf浏览器,就要寄希望于这张图片了!

3.无论提供的什么文件格式,发之前必须预览,保证客户拿到手可以直接打印使用!我会在邮件最后部分写上:详细报价资料请参见附件中的文件,我提供了三种格式,word,PDF,JPG,视您的电脑软件情况选择最合适的格式,而且我都已经排好版,您可以直接下载打印使用!

4.报价单的命名一定是公司名称加产品名称,例如jacindustry quotation for food machine ,保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单,来自于哪个公司。

5.报价单一定要有页眉页脚,页眉页脚大家肯定都会设置,可以加入自己的公司的标志,名称,电话,传真,邮箱,已经公司的一些理念,口号,这是用来提升形象的一种方法

6.报价单的第一部分一般我是做公司介绍,当然不是放在网站上那种介绍,简介,突出优势,例如专业生产多少年,拿到过那些认证,如何如何,把公司办公室的图片,工厂的图片,车间的图片都放上。当然凡是出现图片的都要打上水印!

7.下一部分是最重要的部分,报价部分,插入表格,将每一部分的价格标注清楚,包括每一部分的型号,大体参数尺寸,品牌,质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素,付款方式等!

8.下一部分将是上一部分的扩展,例如客户要了十个设备,上面对于每个设备都简略的用表格报了价,这个部分就需要放出每个设备的图片,这个设备是否有认证,有哪些具体的参数,优势等等,当然还包括这个设备的包装类型,包装图片,配套的配件数量,等等;如果是成套设备,同理,上面了列出了每一部分的价格,下面也需要图片,具体参数,运行条件,等等。总之这一部分,是为了告诉客户,我们的产品为什么值这个钱。

9.如果是成套设备还会有一个配件表,要标注出来

10.案例图片(如果有)

11.很多公司有集装箱摆放软件,如果有,可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放,总计需要几个集装箱,彰显专业!

12.要注意分段,不要出现很多文字一大段的情况,用不同的颜色文字标记不同的重点,加上图片,图文交叉,可以做出一个非常漂亮的报价文件!

13.报价单的一开头部分(公司简介之前)我会加入,TO某个客户,然后注明报价单制作时间,有效期时间

本文由外贸大咖JAC原创 自由国度整理发布 原文 如何制作一份让客户满意的报价单

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